Microsoft macht "Universal Print Anywhere" für alle verfügbar

Microsoft macht Universal Print Anywhere für alle Microsoft 365-Kunden verfügbar. Die Pull-Print-Funktion ermöglicht sicheres Drucken ohne Drucker-Vorauswahl und verhindert Datenschutzverstöße durch vergessene Ausdrucke.

Nadine Dressler, 16.08.2025 14:15 Uhr

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Sichere Druckaufträge

Microsoft hat "Universal Print Anywhere", auch bekannt als Pull Print, weltweit für alle Microsoft-365-Organisationen freigegeben. Mit der Funktion können Beschäftigte ihre Dokumente an jedem Drucker im Unternehmen abrufen, ohne vorab ein bestimmtes Gerät auszuwählen.

Problem liegengebliebene Druckaufträge

Das Verfahren erhöht die Datensicherheit, da Ausdrucke erst erscheinen, wenn sich Nutzer am Gerät authentifizieren. So bleiben vertrauliche Unterlagen nicht mehr unbeaufsichtigt liegen. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Datenschutzpannen - und überflüssige Ausdrucke gehören der Vergangenheit an. Wie Microsoft betont, soll die Lösung ein weitverbreitetes Büroproblem entschärfen: Laut Studien werden bis zu 30 Prozent aller Druckaufträge nie abgeholt.

So funktioniert die Pull-Print-Technologie

Der Ablauf ist einfach: Zunächst wird wie gewohnt an den Pull-Print-Drucker gesendet, anschließend erfolgt die Authentifizierung direkt am gewünschten Gerät. Dafür genügt das Scannen eines QR-Codes.

Pull-Print-Systeme gibt es zwar schon länger bei Herstellern wie Canon, HP oder Xerox. Microsoft integriert die Technik jedoch direkt in Microsoft 365 und die Cloud-Verwaltung von Universal Print. Zusätzliche Server oder lokale Infrastruktur sind damit überflüssig. Das spart Zeit und Aufwand. Nutzer müssen nicht mehr lange Druckerlisten durchsuchen, sondern holen ihre Dokumente am nächstgelegenen Gerät ab.

Unternehmen profitieren von weniger Support-Anfragen, höherer Produktivität und geringerer Papier- wie Tonerverschwendung.

Plattformübergreifende Unterstützung: Universal Print Anywhere funktioniert sowohl auf Windows- als auch auf macOS-Geräten. Drucker werden über die bestehende Universal-Print-Infrastruktur registriert, Administratoren legen die Freigabeoptionen zentral fest. Endanwender sehen nur die genehmigten Einstellungen.

Für Kunden mit einer Universal-Print-Lizenz ist die neue Funktion ohne zusätzliche Kosten nutzbar.

Was haltet ihr von der neuen Pull-Print-Funktion? Könnte das euren Büroalltag sicherer machen? Teilt eure Erfahrungen mit uns in den Kommentaren.

Was ist Universal Print Anywhere?

Universal Print Anywhere ist eine neue Funktion von Microsoft 365, die sogenanntes "Pull Printing" ermöglicht. Nutzer können Druckaufträge von überall aus senden und diese an jedem beliebigen, registrierten Unternehmensdrucker sicher abrufen - ohne vorher einen bestimmten Drucker auszuwählen.

Die Funktion erhöht die Sicherheit, da Ausdrucke erst nach Authentifizierung am Gerät freigegeben werden. So bleiben vertrauliche Dokumente nicht unbeaufsichtigt im Drucker liegen. Zudem reduziert sie Papier- und Tonerverschwendung durch vergessene Ausdrucke.

Wie funktioniert das Pull-Printing?

Beim Pull-Printing wird der Druckauftrag in die Cloud gesendet, ohne dass ein konkreter Drucker ausgewählt wird. Der Nutzer geht anschließend zu einem beliebigen, kompatiblen Drucker im Unternehmen und authentifiziert sich dort, um den Druckauftrag freizugeben.

Die Authentifizierung erfolgt per QR-Code, der am Drucker angebracht ist. Gescannt wird dieser mit der Microsoft 365-App auf dem Smartphone. Erst danach wird das Dokument ausgedruckt.

Welche Vorteile bringt die Funktion?

Universal Print Anywhere verbessert die Datensicherheit, da Ausdrucke nicht mehr unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. Nur autorisierte Nutzer können ihre Dokumente abrufen - das schützt sensible Informationen.

Gleichzeitig wird die Bedienung vereinfacht: Nutzer müssen keinen bestimmten Drucker mehr auswählen und können Ausdrucke flexibel an jedem Standort abholen. Das spart Zeit und reduziert Supportanfragen bei Druckproblemen.

Welche Geräte und Systeme werden unterstützt?

Die Funktion ist mit Windows- und macOS-Systemen kompatibel. Nutzer können also unabhängig vom Betriebssystem ihrer Endgeräte auf Universal Print Anywhere zugreifen.

Voraussetzung ist, dass die verwendeten Drucker in Universal Print registriert sind. Microsoft plant laut eigenen Angaben, die Unterstützung für weitere Druckerhersteller (OEMs) auszubauen.

Wie wird die Authentifizierung durchgeführt?

Die Authentifizierung erfolgt über einen QR-Code, der am Drucker angebracht ist. Nutzer scannen diesen mit der Microsoft 365-App auf ihrem Mobilgerät. Die App muss mindestens Version 16.0.16501 (Android) bzw. 2.76 (iOS) sein.

Nach erfolgreicher Authentifizierung wird der Druckauftrag freigegeben und direkt am Gerät ausgedruckt. Alternativ ist künftig auch die Nutzung von OEM-Badge-Technologien geplant, um weitere Authentifizierungsmethoden zu unterstützen.

Was müssen Administratoren einrichten?

Admins müssen die Drucker bei Universal Print registrieren - entweder direkt oder über den Universal Print Connector. Danach wird die sichere Freigabe (Pull-Print) für die gewünschten Geräte aktiviert.

Zusätzlich generieren Administratoren die QR-Codes für die Authentifizierung und bringen diese an den Druckern an. Auch die Benutzerrechte und Druckoptionen können zentral verwaltet werden, was die IT-Governance stärkt.

Ist Universal Print Anywhere kostenlos?

Ja, die Funktion ist in bestehenden Microsoft 365-Universal-Print-Lizenzen enthalten und verursacht keine zusätzlichen Kosten. Sie steht allen berechtigten Organisationen weltweit zur Verfügung.

Voraussetzung ist lediglich eine aktive Universal Print-Lizenz innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Unternehmen können die Funktion also ohne zusätzliche Investitionen aktivieren und nutzen.

Gibt es Einschränkungen oder Voraussetzungen?

Universal Print Anywhere funktioniert nur innerhalb der Microsoft-365-Umgebung und setzt die Nutzung von Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) für die Benutzerverwaltung voraus. Auch die Microsoft 365-App ist für die Authentifizierung erforderlich.

Die Drucker müssen Universal Print unterstützen oder über den Connector eingebunden sein. Drittanbieter-Software oder nicht registrierte Drucker sind nicht kompatibel. Eine Integration in bestehende, nicht-Cloud-basierte Infrastrukturen ist daher nur eingeschränkt möglich.

Zusammenfassung

Universal Print Anywhere für alle Microsoft 365-Kunden verfügbar
Standortunabhängiges Drucken ohne Druckervorauswahl möglich
Authentifizierung am Drucker per QR-Code-Scan erforderlich
Verhindert unbeaufsichtigte Dokumente auf Druckern
Reduziert Datenschutzverstöße und Ressourcenverschwendung
Funktioniert auf Windows und macOS ohne Zusatzkosten
Administratoren können spezifische Druckoptionen festlegen

Siehe auch:

Thema:

Windows 11

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