Papierloses Büro: Unternehmen kämpfen gegen Macht der Gewohnheit

Spätestens die Corona-Krise samt Home-Office-Regelungen haben dafür gesorgt, dass papierlose Prozesse in Unternehmen einen immer höheren Stellenwert einnehmen. Eine neue Studie zeigt nun, wie weit die digitale Transformation in deutschen Büros fortgeschritten ist.

Firmen laut neuer Studie auf gutem Kurs

Die Umstellung auf digitale Prozesse soll in Unternehmen nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch die Zufriedenheit von Beschäftigten steigern und für mehr Kundenfokus sorgen - so die Theorie. Laut einer neuen Studie des Markt­for­schungs­ins­ti­tuts Statista und Adobe sind deutsche Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro in den letzten Jahren gut vorangekommen.

Im Zeitraum vom 11. Dezember 2023 bis 3. Januar 2024 wurden 400 Unternehmen mit einer Größe von zehn bis 1000 Beschäftigten zum aktuellen Stand ihrer Umsetzungen befragt. Drei von vier Unternehmen gaben dabei an, bereits Maßnahmen zum papierlosen bzw. papierreduzierten Arbeiten ergriffen zu haben. Bekanntlich stehen dabei Kosteneinsparungen im Mittelpunkt.
Top-Priorität in vielen Unternehmen Fokus auf Kosteneinsparung Die Reduzierung von Papierverbrauch und Druckkosten gehen als größter Einsparungsfaktor aus der Statista-Analyse hervor. Hinzu kommen die Vorteile hinsichtlich der Remote-Arbeit an Cloud-Dokumenten samt der zu erwartenden Effizienzsteigerung in Arbeitsabläufen und die Reduzierung der Kosten für Lagerflächen und Aktenarchiven.

Nachhaltigkeit, Digitalisierung & Herausforderungen

Neben der damit verbundenen Senkung der Betriebskosten nehmen die Unternehmen den Prozess ebenfalls zum Anlass, ihre Nachhaltigkeits- und Digitalisierungsstrategien auszubauen. Ebenso bestätigen die Unternehmen eine hohe bis sehr hohe Akzeptanz der Maßnahmen in der Belegschaft. Allerdings sehen nur vier von zehn Unternehmen echte Vorteile für ihre Kunden. Gute Planbarkeit, wären da nicht die alten Gewohnheiten Als Hürden hin zum papierlosen Büro geben viele Unternehmen vor allem die Umstellung von etablierten Gewohnheiten an, dicht gefolgt von den An­schaf­fungs­kos­ten für digitale Technologien. Gerade bei Archivierungsabläufen, der Unterschriftenerfassung, Bestellprozessen, Schulungen und Weiterbildungen sowie bei der Finanzbuchhaltung sehen die Befragten große Herausforderungen.

Werden diese allerdings bewältigt, berichten laut Statista 94 Prozent der Unternehmen von hohen Effizienzsteigerungen durch Papierreduzierung. Ebenso scheinen die Ergebnisse Firmen zu überzeugen, die das Thema Digitalisierung bisher aufgeschoben haben.

"95 von 100 befragten Unternehmen, die bislang nicht papierreduziert arbeiten, planen in Zukunft Maßnahmen zur Papierreduktion. Bei 52 Prozent soll diese innerhalb des nächsten Jahres statt­fin­den, weitere 42 Prozent planen sie in den kommenden 2 bis 3 Jahren - ganz unabhängig von der Un­ter­neh­mens­grö­ße", erklären die Analysten.


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