Neues Outlook bekommt endlich E-Mail-Templates:
Start ab August 2025

Das neue Outlook für Windows erhält ab Ende August eine lang erwartete Funktion: Nutzer können endlich E-Mail-Vorlagen erstellen, speichern und wiederverwenden. Die Funktion ermöglicht auch den Import bestehender .oft-Dateien.

Neue Vorlagenfunktion startet in Outlook

Das hat Microsoft in der Microsoft 365-Roadmap angekündigt, wie Caschy entdeckt hat. Diese Neuerung betrifft sowohl die Windows-Version des neuen Outlook als auch Outlook im Web.

Die Vorlagenfunktion wird direkt in das Compose-Fenster integriert, wodurch Nutzer ihre Vorlagen bereits während des Schreibens einer E-Mail erstellen können. Über die Einstellungsseite lassen sich die gespeicherten Vorlagen anschließend verwalten. Ein besonderer Vorteil ist die Synchronisation über verschiedene Geräte hinweg, die Vorlagen werden im Benutzerkonto gespeichert und stehen automatisch auf allen genutzten Plattformen zur Verfügung.

Import bestehender .oft-Dateien möglich

Laut Microsoft soll diese Funktion den Umstieg von klassischen Outlook-Versionen erleichtern und die Produktivität der Nutzer steigern.

Besonders interessant ist die Möglichkeit, bestehende .oft-Dateien zu importieren. Diese Vorlagendateien, die bereits mit älteren Outlook-Versionen erstellt wurden, enthalten vorformatierte Layouts für Nachrichtenvorlagen zum zeitsparenden Versenden von E-Mails mit gemeinsamen Informationen. Das .oft-Dateiformat basiert auf dem MSG-Dateiformat, was eine nahtlose Integration gewährleistet.

Die klassischen Outlook-Vorlagen werden traditionell im Ordner "C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates" gespeichert, während die neuen cloudbasierten Vorlagen eine plattformübergreifende Verfügbarkeit bieten. Diese Entwicklung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung einer vollständig cloudbasierten Office-Umgebung.

Rollout in zwei Phasen geplant

Die Einführung erfolgt in zwei Phasen: Zunächst erhalten Nutzer im Targeted Release ab Ende August 2025 Zugriff auf die neue Funktionalität. Die breite Verfügbarkeit startet Anfang Oktober 2025, wobei die Verteilung bis Ende November 2025 abgeschlossen sein soll.

Ein Vorteil für IT-Administratoren ist, dass die neue Vorlagenfunktion standardmäßig aktiviert wird und keine besonderen Konfigurationen erfordert. Dies gilt für alle Varianten von Microsoft 365.

Vorteile für die tägliche Arbeit

Vorlagen haben den Vorteil, einheitliche E-Mail-Nachrichten mit hohem Wiedererkennungswert zu erzeugen und sparen gleichzeitig Arbeitszeit ein. Besonders in Unternehmen, wo standardisierte Kommunikation wichtig ist, können Vorlagen die Effizienz erheblich steigern. Typische Anwendungsfälle sind Kundenservice-Antworten, Terminbestätigungen oder interne Statusupdates.

Nutzt ihr bereits E-Mail-Vorlagen in eurer täglichen Arbeit oder wartet ihr gespannt auf diese neue Funktion? Teilt eure Erfahrungen in den Kommentaren!


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