Microsoft 365: Die Teilen-Funktionalitäten werden deutlich verbessert

Unter der Dachmarke Microsoft 365 vereinen die Redmonder eine große Anzahl an Apps und Diensten und diese sind auch meist eng miteinander verzahnt. Da ergibt es natürlich Sinn, das interne, aber auch externe Teilen zu verbessern. Und das hat Microsoft nun angekündigt.

Teilen ist wichtiger denn je

Der Redmonder Konzern hat die Neuerungen in einem Blogbeitrag vorgestellt und darin schreibt Produktmanagerin Ankita Kirtim in Anspielung auf die vergangenen Corona-Monate: "Zusammenarbeit ist ein wichtiger Bestandteil der virtuellen Arbeit." Dies habe sich zuletzt "fundamental" verändert: "Mehr Menschen als je zuvor nutzen Microsoft 365-Anwendungen wie Teams, OneDrive und SharePoint, um sich mit internen Teammitgliedern in ihrem Unternehmen und mit externen Kollegen zu verbinden."

Das bedeutet in der Praxis, dass der Teilen-Dialog in mehr als 40 Bereichen von Microsoft 365 auftaucht und pro Monat insgesamt etwa 400 Millionen Mal verwendet wird. Auf dieser Basis hat der Redmonder Konzern Feedback gesammelt und auch Daten erfasst, wie Menschen miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Berechtigungen lassen sich künftig bequemer einstellen

Zugriffsberechtigungen einstellen

Deshalb wird man in den kommenden Monaten diverse Verbesserungen durchführen. Das wird zunächst die Schnell-Berechtigungen sowie die Link-Einstellungen betreffen. Im ersten Fall bekommen Nutzer nach dem Wählen der Teilen-Funktionalität und dem Eintippen von Name oder Mail-Adresse einer Person ein neues Drop-Down-Menü, um die Stufe der Zugriffsberechtigung (Bearbeiten und "Nur lesen") auszuwählen. Auch die Link-Settings sind über dieses Menü erreichbar, hier ist es möglich, das Teilen feiner einzustellen.

Nach dem Durchführen bzw. Einstellen der oben genannten Berechtigungen kann man einen Link generieren und diesen dann teilen. Wenn man aber die Berechtigungen erneut ändern will, dann musste man bisher alles neu machen, also auch den Link erneut generieren. Das kann künftig auch noch direkt im "Link teilen"-Popup erledigt werden, der Workflow wird also nicht gestört und gestrafft.

Am Ende des Teilen-Dialogs bekommt man künftig ein "Geteilt mit"-Feld, das einen schnellen Blick erlaubt, mit wem bzw. mit wie vielen Menschen man eine Datei teilt. Diesen Bereich kann man ebenfalls anklicken, um weitere Einstellungen vorzunehmen und kann Berechtigungen für einzelne Personen vorgeben. Schnell erkennen, mit wem man etwas teilt Schließlich aktualisiert Microsoft auch noch das Teilen-Dropdown-Menü in OneDrive, SharePoint und Teams sowie in den Office-Apps, hier bekommt man Möglichkeiten, eine Datei per Mail, Link oder auch direkt per Teams weiterzugeben.