Freigabe ohne Spuren: Microsoft 365 vereinfacht das Teilen von Dokumenten

Microsoft will das Teilen von Office-Dateien künftig deutlich unkomplizierter und zugleich sicherer machen. Das Unternehmen hat ein neues Werkzeug vorgestellt, das sich Publish to web nennt und für Nutzer von Microsoft 365 gedacht ist.

Saubere Freigabe ohne Spuren

Die Funktion soll es ermöglichen, Dokumente im Netz zu veröffentlichen, ohne versehentlich vertrauliche Inhalte mitzusenden. Wer bislang Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien teilen wollte, musste oft mühsam Kommentare, Änderungsverläufe oder alte Versionen manuell entfernen.

Mit dem neuen Freigabeweg übernimmt das System diese Arbeit automatisch. Microsoft beschreibt das Ergebnis als "sauberes, aufgeräumtes Dokument", das als reine Leseversion online bereitsteht - ganz ohne Hintergrundinformationen oder Edit-Details.
Kopiert man den generierten Link ... ... kann man das Dokument teilen. Das soll nicht nur Zeit sparen, sondern auch versehentliche Datenlecks verhindern, etwa wenn interne Notizen oder vertrauliche Revisionen übersehen werden.

Zunächst für Unternehmen - mit Einschränkungen

Aktuell ist Publish to web nur in Excel und PowerPoint für das Web verfügbar, Word für das Web soll in einem späteren Update folgen. Einen Haken gibt es allerdings: Die Funktion steht nicht für Privatnutzer bereit. Sie setzt eine Unternehmenslizenz voraus, da die Dateien auf SharePoint abgelegt werden müssen.

Auch die Kontrolle über veröffentlichte Inhalte bleibt in der Hand der Nutzer. Geteilte Links lassen sich jederzeit über den Button Unpublish widerrufen oder mit Republish aktualisieren. Änderungen erscheinen dabei erst, wenn die Datei erneut veröffentlicht wird - ein bewusster Schutzmechanismus gegen ungewollte Live-Updates.

Weitere Neuerungen für Unternehmen

Laut Microsoft eignet sich das Tool besonders zum Teilen von Kundenpräsentationen, internen Schulungsunterlagen oder Berichten für externe Partner. Auch öffentliche Ankündigungen lassen sich auf diese Weise zentral bereitstellen - ohne dass mehrere Dokumentversionen kursieren. Weitere Details erläutert Microsoft im offiziellen Insider-Blog.

Der Konzern hatte in derselben Woche außerdem eine neue E7-Lizenzstufe für Business-Kunden vorgestellt - für 99 US-Dollar pro Monat richtet sich das Angebot an Unternehmen, die zusätzliche Sicherheitsfunktionen und Management-Tools über das bisherige E5-Paket hinaus benötigen.

Was meint ihr - praktische Hilfe oder zu viel Kontrolle durch die Cloud?


Siehe auch: