BAföG-Digitalisierung: Online-Anträge werden nach Eingang ausgedruckt

Seit etwas mehr als einem Jahr können Studenten ihre BAföG-Anträge in digitaler Form einreichen. Das aber hat das Verfahren eher verlangsamt als beschleunigt - denn nach Eingang der digitalen Daten müssen diese nun von den Ämtern ausgedruckt werden. mehr... DesignPickle, Staat, Behörde, Dokumente, Ordner, E-Government, Bürokratie, AMT, Akte

Staat, Behörde, Dokumente, Ordner, E-Government, Bürokratie, AMT, Akte

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[o1] am ++7 --

Wie einfach es einfach wäre, wenn man sich mal auf EU Ebene mit Software Herstellern von E-Mail Clients zusammensetzen würde und mit dem Personalausweis ein ordentliches, kostenloses, Zertifikat ausliefern würde....

Bearbeitet am 06.12.22 um 13:24 Uhr.

[re:1] am ++1 --

@DataLohr: Naja, in anderen EU Ländern kann man Anträge Digital stellen und man bekommt auch Digital ne Antwort.
Hier ist das ja aus Datenschutzgründen nicht möglich/erwünscht

[re:1] am ++3 --

@PC-Nutzer: Wenn jemand sagt es geht nicht wegen Datenschutz, dann liegt es definitiv nicht am Datenschutz. Ich hab doch sogar die Datenschutzkonforme Lösung geschrieben. Verschlüsselte E-Mails sind Datenschutzkonform.

Genauso würde es natürlich in einem Portal mit Login gehen. Es gibt einfach keien technischen oder rechtlichen Gründe, nur Geld und Unwillen.

Bearbeitet am 06.12.22 um 16:06 Uhr.

[o2] am ++6 --

Leider nicht das einzige "Amt" dass das so macht.
ich habe online Elterngeld beantragt (vor 5 Monaten) und bis heute keine Auszahlung erhalten weil,
haltet euch fest, die Dame die das bearbeitet die Unterlagen ausdruckt, dann mit ins Home-Office genommen hat und nun im Krankenstand ist. das war die Offizielle erklärung warum mein Antrag nicht bearbeitet werden kann. ich überlege hart ob ich einen Anwalt einschalte aber irgendwie sagt mir mein Bauchgefühl das auch das nichts bringen würde.

[re:1] am ++2 --

@vargeron: Deine Unterlagen liegen bei jemanden ZUHAUSE, der womöglich die Kündigung bereits im Drucker liegen hat?
Was, wenn derjenige nicht mehr wieder kommt und dauerkrank bleib?
Dann musst du die Unterlagen ja erneut zusammentragen und einreichen und auf Bearbeitung warten.. Wäre mir zu nervig.
Teamleitung ansprechen/anschreiben/anrufen, mit Fristsetzung um Klärung bitten, mit Gang zum Datenschutzbeauftragten drohen(im Notfall es auch tun), nächste Woche erhältst du dann ne Rückmeldung (sofern der SB oder angehöriger die Unterlagen rausrücken kann)

[re:1] am ++1 --

@Recruit: viel glück da jemanden telefonisch zu erreichen. kein witz ich habe eine woche lang täglich dort angerufen und dann jeweils eine stunde in der Warteschlange verbracht bis ich jemanden am telefon hatte. ich habe mich bereits beschwert und nur die aussage bekommen das es weitergegeben wurde. Die schreiben auf ihre Website und auf die anträge die man zugesendet tatsächlich drauf man möge doch davon abstand nehmen das amt zu kontaktieren da dies nur dazu führt das die bearbeitung länger dauert. zum glück habe ich was angespart aber ich frage mich wie leute das machen die auf die Kohle angewiesen sind. Absolute Frechheit wie man da behandelt wird

[re:1] am ++2 --

@vargeron: Frag nach der direkten Kontaktadresse der Teamleitung wenn du wieder jemanden am Telefon hast und erwähne dass du denzuständigen Datenschutzbeauftragten einschaltest. Die Beschwerde würde ich sofort absenden.

so etwas darf es nicht geben und sollte gemeldet werden.

Wie kann es sein, dass deine persönlichen vollständig unter die DSGVO fallenden Dokumente und Daten bei jemanden zuhause liegen, der nicht einmal im Dienst ist und die weder selbst bearbeitet, noch an die Kollegen zur Bearbeitung zurück gibt?

In den Behörden wird immer jemand einspringen wenn jemand zuständiges Krank ist.
Deswegen bleibt die Arbeit doch nicht gleich Monate lang liegen.

[re:1] am ++--

@Recruit: Vorallem frage ich mich wieso jetzt nicht einfach Bearbeiter #2 sich die Unterlagen ausdrucken kann um den Fall zu uebernehmen. Oder werden die Antraege nach dem ersten Drucken automatisch geloescht?

Schwierig wird es natuerlich wenn es fuer diese Art von Leistung wirklich nur einen zustaendigen Bearbeiter gibt.

[re:2] am ++1 --

@KoenigDrosselbart: ich frage mich das auch. ich gehe aber mitlerweile einfach von krimineller unfähigkeit und oder überlastung aus.

[re:2] am ++2 --

@vargeron: Beantrage einen Abschlag. Müssen die Dir zahlen! Kann aber sein, dass Du den etwas nachdrücklich einfordern musst.

[re:1] am ++--

@Nunk-Junge: gute idee das probier ich mal

[o3] am ++2 --

Zusätzliches Personal wegen höheren Druckaufwand. Wir leben doch nicht mehr in 2002. Habe selten so eine schlechte Begründung für zusätzliches Personal gehört.

Als derjenige der sich bei uns mit den Druckertreibern und E-Mail-Verschlüsselung rumschlagen darf, bezweifle ich die Effektivität hinter der diese Vorgehensweise betrieben wird. Das geht alles einfacher, günstiger, schneller UND sicherer.

Warum muss das zugesandte ausgedruckt werden?
Wegen irgendeiner Unterschrift, die auch digital erfolgen könnte?
Warum hat die IT noch keine E-Mailverschlüsselung eingerichtet/etabliert?
Hatten die zuständigen keine DSGVO Schulung zu diesem Thema, wie sensible Daten versendet werden sollen?
Das müsste doch auch mittlerweile bei Behörden/Städten/Kommunen angekommen sein...

Aber man kauft lieber zusätzliches Personal ein, da ja irgendwer den Kopierer auffüllen muss... mir fehlen die Worte. Wenn IT zu Mindestlohn gekauft/bezahlt wird, muss man sich nicht wundern, bekommt man halt auch nur diese Leistung und keine höhere.

[re:1] am ++--

@Recruit: Ja, man könnte es effektiver machen. KÖNNTE. Das wird garantiert niemand abstreiten. Und niemand wird sich sperren. Dummerweise hängt es nicht an einzelnen Personen, sondern ist ein komplexes Gesamtkontrukt. Und die Digitalisierung der Verwaltung ist leider noch nicht mit viel Engagement vorangetrieben worden. Ohne jetzt die Vorschriften in den Bafög-Ämtern zu kennen, habe ich ähnliche Probleme in anderen Behörden gesehen. Stell Dir das ungefähr so vor: Die Anträge müssen 10 Jahre aufgehoben werden, dafür ist eine Archivierung nötig. Die muss aber rechtssicher sein, so ein System gibt es dort noch nicht. Die Entscheidung muss von entsprechend verantwortlichen Mitarbeitern abgesegnet werden, dafür ist eine Unterschrift und ein Amtsstempel nötig. Um das digital zu machen, muss ein Identitiy Management mit entsprechendem Rollen-Rechte-Management eingerichtet werden und eine notwendige Zertifizierungsstelle. Auch das gibt es nicht. Außerdem sind noch ein paar Gesetze und Vorschriften dafür anzupassen, was durch die Parlamente muss. Und so weiter. Und schwupp ist aus dem was Du technisch mal eben so aufbauen könntest, ein Projekt geworden das mehrere Jahre benötigt und mehrere Millionen kostet. Und glaub mir, das habe ich mir nicht aus den Fingern gesogen, sondern selbst so erlebt.

[re:1] am ++1 --

@Nunk-Junge: Ich versteh da aber auch immer nicht wieso jeder von 0 anfängt statt sich allgemein besser auszutauschen, um eben nicht immer über die selben Steine zu stolpern.
Gut dann gibt es wieder Projekte wo alles weitergereicht wird. Wo man sich dann immer wundert wieso die Daten von mehreren Behörden etc. auf einmal Zentral liegen.

[re:1] am ++--

@c[A]rm[A]: Ob man es glauben mag oder nicht: Verwaltungs-IT gehört zu den komplexesten Bereichen der IT überhaupt. Früher auf der CeBit (Gott habe die weltgrößte Computermesse selig), war der Bereich für die IT der öffentlichen Verwaltung mit viel Abstand der größte Teil - wenn auch eher langweilig und unsexy. Die Anforderungen im dem Bereich sind oft ein Vielfaches größer als nahezu alles was in der Industrie an Projekten gemacht wird. (Jetzt komme nicht mit einzelnen Beispielen von ganz großen Projekten, ich sagte "nahezu alles".)

[o4] am ++--

Das ist so deutsch wie es nur deutsch sein kann. Anstatt man die gesamte Bearbeitung digital vornimmt wird der Kram wieder ausgedruckt. Wozu dann überhaupt digitalisieren?

[o5] am ++--

LOL...

[o6] am ++3 --1

Behörden brauchen was Handfesten zum Faxen.

[o7] am ++4 --1

Wundert mich nicht. Ich kriegt auch immer wieder Rundschreiben/Infos vom Land bzw der Bezirksregierung, die ausgedruckt, dann eingescannt und dann per Mail versandt werden. Vor allem waren auch Einladung zu Veranstaltungen dabei, wo es um Digitalisierung ging. Ist halt Deutschland.

Meine Schwester war dieses Frühjahr in den USA am MIT als Gastdozent. Die musste was an ihre Stammuni in Deutschland faxen (!). Die hat eine Woche lang die IT von ihrem Fachbereich am MIT beschäftigt, ein funktionierendes Faxgerät aufzutreiben. Haben die auch irgendwann geschafft. Und eine sehr amüsante Rundmail an den gesamten Fachbereich geschrieben, dass man jetzt auch mit "old germany" kommunizieren kann :D

[re:1] am ++1 --

@LoD14: Eine Dozentin am MIT ist nicht in der Lage, einen Faxdienst im Internet zu benutzen, um diese Aufgabe einmalig und schnell zu erledigen? Ja... Digitalisierung und so.

[re:1] am ++--1

@WinYesterday: Ok, ich weiß nicht, was sie gefaxt hat. Ich vermute aber mal, da es ein Fax war, dass es entweder Vertrags- oder Krankenkassenunterlagen waren. Jetzt mal Hand aufs Herz, würdest du, wenn du solche Unterlagen faxen müsstest, mal kurz googlen, was gibt es für Online-Fax-Dienste und dann da ein PDF mit solchen Daten zum faxen hochladen? Ja... Kamikaze-Digitalisierung und so.

ps.: Hast du gewusst, dass das MIT auch die Fachbereiche Philosophie, Volkswirtschaft, Betriebswirtschaft, Linguistik und Anthropologie hat? Warte... nein. Hast du offensichtlich nicht.

[re:1] am ++2 --

@LoD14: Und die komplette IT kam in einer Woche nicht einmal auf die Idee, im Sekretariat nachzufragen? Spätestens da steht nämlich ein Fax: https://mitadmissions.org/help/faq/mail-address-fax/
Ja, auch in den USA wird immer noch Fax genutzt, Deutschland ist da keine Ausnahme.
Zumal es die Multifunktionsgeräte von Canon, Brother, HP und wie sie alle heissen, auch baugleich in den USA gibt. Da baut keiner die Faxfunktion für den US-Markt aus. Amazon US verkauft die Teile auch.

Bearbeitet am 07.12.22 um 08:45 Uhr.

[o8] am ++1 --

Was ist daran so schwer, einen digitalen Antrag zu bearbeiten?
Die sollten mal beim Finanzamt nachfragen, wie so etwas geht!

Verschlüsselte Kommunikation?
Schon mal was von Zip, RAR oder PDF gehört?

"Sehr geehrte/r Herr/Frau XXX
im Anhang noch einige Fragen, die zu beantworten wären."

Apropos PDF, mein Versicherungsmakler schickt mir E-Mails mit Link,
darauf öffnet sich eine Seite, wo ich ein PW bzw. eine Pin eingeben muss.
Darauf hin kann ich dann die Dokumente (PDF's) downloaden,
welche, oh Wunder, per PW nochmals geschützt sind.

Ist ja aber alles Hexenwerk!

[o9] am ++1 --

Ist schon interessant, dass deutsche Ämter immer noch in den 80ern hängen.

Ich arbeite seit Anfang der 90er mit Warenwirtschaftssystemen, wo man Papierlos arbeitet.

Man muss staunen, dass Ämter schon mit Windows 7/10 arbeiten.
Eigentlich könnten sie auch noch mit Windows 3.11 arbeiten.

[10] am ++1 --

Einfach nur peinlich was Deutschland da abliefert.

[11] am ++--

Wundert mich nicht. Ich arbeite im öD. Wir sind verpflichtet bei Beschaffungen über 1000€ netto nur noch elektronische Rechnungen zu akzeptieren, über ein Portal des Bundes (also nicht pdf oder so). Dort bearbeiten wir die Rechnung, prüfen die sachliche und rechnerische Richtigkeit, geben an aus welchem Topf es bezahlt werden soll und dann drucken wir das Browserfenster aus. Weil das e-Rechnungs-Portal keine Schnittstelle zu unserem eigene Buchungssystem hat... und wenn alle Rechnungen eines Tages gebucht wurden, geht die Liste an die Bundeskasse (die dann die Überweisung auslöst)... per Fax.

[12] am ++--

Wir befinden uns im Jahr 2022. Die ganze Welt beschäftigt sich mit Digitalisierung. Die ganze Welt? Nein! Ein gar nicht so kleines, mit Bürokraten bevölkertes Land in Zentraleuropa hört nicht auf, dieser Entwicklung gegenüber Widerstand zu leisten...