Office-Preview erweitert Zusammenarbeit-Modus um Echtzeit-Ansicht

Nachdem Microsoft in dieser Woche bereits die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern über eine neue OneDrive-Funktion erweitert hat, gibt es nun weitere Verbesserung in Verbindung mit der Office-2016-Preview. Damit ist es nun ab sofort möglich, Änderungen an Dokumenten in Echtzeit zu verfolgen und sich nicht nur über Änderungen informieren zu lassen. Wer die jüngste Vorschau des kommenden Office-Pakets installiert hat, kann nun die Echtzeit-Änderungen zumindest schon einmal mit einem weiteren Bearbeiter an einem Dokument ausprobieren. Weitere Nutzer, also mehr als zwei, lässt Microsoft aktuell bereits zu, Einschränkungen scheint es bei der Nutzeranzahl nicht zu geben. Wichtig ist nur, dass es aktuell nur mit Word-Dateien geht, die mit der Office 2016 Vorschau erstellt und bearbeitet werden und dass die Daten in OneDrive abgelegt sind. Microsoft gibt die Nutzung des neuen Features nun für alle Preview-Nutzer frei. Zuvor hatten nur die Anwender darauf Zugriff, die Word-Dokumente mit SharePoint Online geteilt hatten oder Office Online genutzt haben.

Arbeit mit Co-Autoren wird einfacher

Öffnet man jetzt ein mit einem anderen Nutzer geteiltes Word-2016-Dokument in OneDrive, sieht man genau, ob der andere aktuell gerade Änderungen vornimmt. Zunächst markiert Microsoft den anderen Nutzer mit einem farbigen Cursor an der Stelle, an der sich der Nutzer gerade im Dokument befindet. Gibt der Co-Autor dann Änderungen ein, werden diese sofort beim Tippen in Echtzeit angezeigt. Dazu gibt es in der Dokumentation zu den Änderungen am Dokument Zeitstempel, so wie sie bereits jetzt genutzt werden, um bei geteilten Dokumenten in OneDrive einen Überblick über Abänderungen zu erhalten. Zudem warnt Word, falls sich mehrere Nutzer zeitgleich in einem Abschnitt aufhalten. Microsoft markiert die Abschnitte die geändert werden und zeigt die Eingaben des oder der anderen Nutzer jetzt in Echtzeit an.

Freigabe erforderlich

Das neue Feature ist nicht von Haus aus aktiviert. Man muss dazu einmalig Office und OneDrive autorisieren. Wenn die Funktion für ein geteiltes Dokument verfügbar ist, zeigt Microsoft das an und stellt zunächst einmal fest, ob sich gerade jemand im Dokument befindet und Änderungen vornimmt. Dann wird nachgefragt, ob man die Änderungen in Echtzeit verfolgen möchte. Die Freigabe muss von allen Nutzern des Dokuments erfolgen. Eine Freigabe für das neue Feature ist von allen Nutzern eines Dokuments erforderlich.

Die Zukunft von Office

Mit der neuen Echtzeit-Anzeige erweitert Microsoft das erst Anfang der Woche vorgestellte Feature, mit dem vor zeitgleicher Bearbeitung geschützt werden soll: Bei geteilten Dateien sendet Microsoft dazu per (Echtzeit-) Benachrichtigungen über die OneDrive-App an Smartphone und Tablets einen Hinweis und verschickt als zusätzlichen Service eine tägliche E-Mail-Zusammenfassung über alle am Dokument vorgenommenen Änderungen. Zudem lassen sich ältere Version einfacher wiederherstellen.

Die Vielzahl der neuen Möglichkeiten soll dazu führen, dass Zusammenarbeit an Dokumenten in Zukunft extrem vereinfacht wird, egal, mit welcher (neuer/aktueller) Office-Variante man arbeitet.

Siehe auch: OneDrive: Update bringt interessante Features für Zusammenarbeit

Download OneDrive für Windows: Zugang zum Cloud-Speicher