Microsoft 365: Neues Feature erlaubt das Teilen "sauberer" Dokumente

Der Softwarekonzern Microsoft hat eine neue Funktion für das Teilen von Dokumenten in Microsoft 365 vorgestellt. Mit dem Feature "Publish to Web" können Nutzer fertige Dokumente leichter als bisher anderen Nutzern zugänglich machen.

Ohne verräterische Spuren und Kommentare

Das Feature wird in Anwendungen wie Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint und später auch Microsoft Word integriert und stellt Dokumente als bereinigte, schreibgeschützte Version über einen Web-Link zur Verfügung. Ziel ist es dabei, interne Informationen automatisch zu entfernen und so das Teilen professioneller Dokumente zu vereinfachen.

Nach Angaben des Anbieters erstellt die Funktion eine "saubere" Version eines Dokuments, in der Details wie Kommentare, Bearbeitungsspuren, Versionshistorien oder Notizen nicht mehr enthalten sind. Bisher mussten Anwender solche Inhalte vor dem Versand manuell löschen - ein Vorgang, der Zeit kostet und bei dem leicht etwas übersehen werden konnte.


Genau hier setzt die neue Lösung an: Das Dokument wird automatisch aufbereitet, online veröffentlicht und anschließend als Link zur Verfügung gestellt. Empfänger erhalten nur die finale, schreibgeschützte Fassung. Dadurch sollen auch unbeabsichtigte Datenlecks verhindert werden, etwa wenn vertrauliche Hinweise in Kommentaren oder älteren Versionen verborgen sind.

Zum Start steht "Publish to Web" allerdings nur eingeschränkt zur Verfügung. Derzeit lässt sich die Funktion lediglich in den Web-Versionen von Excel und PowerPoint nutzen. Die Web-Ausgabe von Word soll laut Microsoft in einem späteren Update folgen.

Vorerst nur für Firmen

Darüber hinaus richtet sich das neue Werkzeug ausschließlich an Unternehmenskunden. Voraussetzung ist eine entsprechende Firmenlizenz, da die veröffentlichten Dokumente im Hintergrund über Microsoft SharePoint gespeichert werden. Private Nutzer mit normalen Microsoft-Konten können die Funktion daher zunächst nicht verwenden.

Unternehmen behalten zudem die Kontrolle über veröffentlichte Inhalte. Geteilte Dokumente lassen sich jederzeit wieder zurückziehen, indem der Link über die Option "Unpublish" deaktiviert wird. Werden Änderungen am Original vorgenommen, erscheinen diese erst dann in der veröffentlichten Version, wenn der Nutzer die Datei erneut über "Republish" freigibt.

Microsoft sieht mehrere Einsatzmöglichkeiten für die neue Funktion: etwa beim Teilen von Präsentationen mit Kunden, beim Einbinden von Schulungsunterlagen in ein Firmen-Intranet oder beim Versand von Berichten an externe Partner und Entscheidungsträger. Auch öffentliche Mitteilungen könnten so leichter verteilt werden.


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