Sieben Power-User-Tricks für Microsoft Word, die jeder kennen sollte

Microsoft Word ist für viele von uns ein täglicher Begleiter, viele nutzen die Textverarbeitung in ihrer simpelsten Form und ohne das Programm großartig anzupassen. Doch mit einigen wenigen simplen Tipps und Tricks kann man Word wesentlich effektiver einsetzen. Die besten Kniffe stellen wir hier vor und diese sollten auch Word-Profis kennen. Denn so simpel man Word auch nutzen kann, so tief ist auch das Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm des Redmonder Konzerns, das mittlerweile mehr als 40 Jahre auf dem Buckel hat. Die folgenden Tipps und Tricks sind nicht nur für Gelegen­heits­nutzer äußerst praktisch, auch für fortgeschrittene Office-Anwender dürften das eine oder andere neu sein.

Inhaltsverzeichnis:

1. Symbolleiste für den Schnellzugriff

Die meisten kennen und nutzen das Ribbon-Interface auf der Oberseite von Office-Anwendungen, dort findet man an sich so ziemlich alles, was man für die tägliche Nutzung bezüglich Darstellung, Korrektur etc. benötigt. Doch so umfangreich dieses Element auch ist, so kann es auch mit einigem Klicken verbunden sein, wenn man zwischen unterschiedlichen Bereichen hin- und herspringen muss.

Doch mithilfe der Symbolleiste für den Schnellzugriff kann man die wichtigsten und meistgenutzten Funktionen besonders schnell erreichen. Standardmäßig sind dort Funktionen wie Speichern, Rückgängig und Wiederholen angepinnt, doch man kann dort eine ganze Reihe an Befehlen frei wählen. Dazu zählen Absatz-Einstellungen, Einfügen, Format übertragen, Editor, Formen und noch vieles mehr. Schnellzugriffe hinzufügen und entfernen Das kann man auch recht einfach einstellen:

2. Eigene AutoKorrektur-Verknüpfungen hinzufügen

Die Autokorrektur-Funktion kann mitunter nerven, wenn man sie aber richtig nutzt bzw. den eigenen Wünschen entsprechend anpasst, dann kann sie ein besonders hilfreiches Tool sein. Dazu zählt vor allem das Anpassen mit individuellen Korrekturen bzw. Abkürzungen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn man immer längere Wörter oder Namen schreibt und diese nicht abkürzen kann oder eingeben will.

Wer beispielsweise (aus welchen Gründen auch immer) häufig Donaudampfschifffahrtsgesellschaft schreiben muss, der kann sich diese Tipparbeit dank der AutoKorrektur wesentlich verkürzen und etwa "DDSG" oder noch kürzer als zu korrigierendes Wort vorgeben. Das bedeutet in der Praxis, dass Word "DDSG" automatisch zu "Donaudampfschifffahrtsgesellschaft" ändert. AutoKorrektur-Optionen auswählen Und so geht das:

Eigene Korrekturen und auch Abkürzungen als Vorlagen einfügen

3. Texte direkt in Microsoft Word übersetzen

Automatische Übersetzungen werden immer besser und liefern mittlerweile zumindest in den weitverbreiteten Sprachen akkurate Ergebnisse. Solche Tools lassen sich leicht über das Web nutzen, doch auch Word hat eine eingebaute Funktionalität, mit der man im Büroalltag schnell und einfach Sätze oder auch ganze Passagen übersetzen kann. Noch besser als Microsofts Übersetzung: das Add-in von DeepL Fast identisch funktioniert übrigens auch das derzeit wohl beste Tool dieser Art: DeepL. Das lässt sich über ein Add-in für Word nutzen. Dieses muss man zwar über die Add-in-Schaltfläche manuell installiert werden, lässt sich aber noch bequemer nutzen als das Microsoft-eigene Tool zum Übersetzen (nachdem man sich angemeldet hat). Auch hier werden die Ergebnisse auf der rechten Seite angezeigt.

4. Mehrere Textpassagen kopieren und einfügen

Wer einen längeren Text bearbeitet und mehrere Wörter, Zitate und Absätze kopieren oder ausschneiden möchte, der muss in der Regel zwischen zwei Dokumenten hin- und herspringen. Dabei nutzt man die Tastenkombination Strg+C oder Strg+X zum Kopieren oder Ausschneiden, danach muss der Text per Strg+V immer wieder neu eingefügt werden.

Doch das geht auch schneller und effektiver, nämlich über den Spike genannten Befehl. Damit kann man alles ausschneiden, was man in die Windows-Zwischenablage kopieren kann, z. B. Text, Tabellen oder Bilder, und zwar mehrfach hintereinander.

Hierfür muss man lediglich den gewünschten Text markieren und per Strg+F3 (mehrfach) ausschneiden - wenn man das nur kopieren will, muss man die Änderungen im Ausgangsdokument mit Strg-Z wieder rückgängig machen - die Zwischenablage ist davon aber nicht betroffen. Die kopierten Elemente können dann auf einmal in ein neues Dokument kopiert werden, und zwar per Strg+Shift+F3.

5. Zwei Word-Dokumente vergleichen

Im Arbeitsalltag und auch der Freizeit kommt es immer wieder vor, dass man zwei Versionen derselben Word-Datei miteinander vergleichen muss, um zu sehen, ob und was verändert wurde. Uberprüfen und vergleichen ... ... von zwei Dokumenten

6. Mit Feststell-Taste geschriebenen Text retten

Es ist uns allen schon einmal passiert, dass wir unabsichtlich die Feststell-Taste alias Caps Lock aktiviert und dabei nicht bemerkt haben, dass wir einen längeren Text komplett in Großbuchstaben verfassen. Das ist ärgerlich und auch ein Zeitfresser, denn die meisten löschen den Text und tippen dann alles neu. Doch das ist nicht nötig: Denn man kann das Geschriebene auch markieren und per Shift+F3 komplett in Kleinbuchstaben verwandeln. Drückt man erneut auf Shift+F3 dann werden alle Anfangsbuchstaben großgestellt. Das ist zwar in Bezug auf die deutsche Rechtschreibung nicht vollständig optimal, erspart im besten Fall aber dennoch einiges an Arbeit.

7. Ein Dokument schützen

Immer wieder muss man ein Dokument vor weiterer Bearbeitung schützen und/oder auch eine unerlaubte Weitergabe oder das Kopieren unterbinden. Das ist auf unterschiedliche Weise möglich: per "Dokument schützen" bzw. ein eingefügtes Wasserzeichen. Dokument für das Bearbeiten sperren Ersteres erreicht man relativ einfach, nämlich über "Datei" und "Information" auf der linken Seite. Dort findet man beim entsprechenden Button mehrere Möglichkeiten vor, darunter "Mit Kennwort verschlüsseln" und "Bearbeitung einschränken". Wasserzeichen einstellen Das Wasserzeichen kann hingegen im Tab "Entwurf" gefunden werden. Dort ist auf der rechten Seite des Ribbon-Interfaces der "Wasserzeichen"-Button platziert. Dabei geht dann eine Auswahl mit vorgegebenen Hintergründen auf, am unteren Ende des Fensters findet man die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Wasserzeichen Layout hochzuladen und nach Formatierung zu verwenden.

Solltet ihr noch weitere Power-User-Tricks kennen, schreibt sie gerne in die Kommentare, dadurch können andere Nutzer auch profitieren!