E-Mail-Rückruf: Microsoft ermöglicht Recall außerhalb der eigenen Firma

Microsoft schließt eine lange kritisierte Lücke bei wichtigen Funktionen: E-Mails lassen sich in Exchange Online bald auch zwischen Unternehmen zurückrufen - vorausgesetzt, die IT gibt grünes Licht.

Microsoft kündigt Änderung an

Microsoft erweitert seinen Cloud-Maildienst Exchange Online um eine Funktion, die viele Unternehmen seit Jahren fordern: Künftig lassen sich E-Mails auch über Organisationsgrenzen hinweg zurückrufen. Das betrifft damit indirekt auch Outlook, das im Unternehmensumfeld als Client auf Exchange aufsetzt.

Bisher war die sogenannte "Message Recall"-Funktion auf den eigenen Mandanten beschränkt. Wurde eine Nachricht versehentlich an eine externe Adresse gesendet, gab es keine Möglichkeit, sie nachträglich zurückzuholen.


Gerade bei der Zusammenarbeit mit Partnerfirmen, Dienstleistern oder Tochtergesellschaften galt das als spürbare Funktionslücke.

Mit der neuen Funktion führt Microsoft nun einen mandantenübergreifenden Rückruf ein. Voraussetzung ist allerdings ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis: IT-Administratoren müssen die jeweils andere Organisation aktiv auf eine Positivliste setzen. Ohne diese Freigabe scheitert ein Rückrufversuch automatisch.

Die Kontrolle liegt dabei immer beim empfangenden Unternehmen. Möchte etwa Firma A eine E-Mail bei Firma B zurückrufen, muss Firma B zuvor die entsprechende Berechtigung erteilen. Ist das nicht der Fall, wird der Vorgang mit einer Fehlermeldung abgelehnt.

Eingriff notwendig

Standardmäßig ist die Funktion zudem deaktiviert und muss erst durch Administratoren eingerichtet werden. Technisch erfolgt die Konfiguration über Exchange Online PowerShell. Dort lässt sich die Funktion aktivieren und gezielt steuern, welche externen Mandanten zugelassen sind. Im Alltag verhält sich der Rückruf anschließend genauso wie innerhalb einer einzelnen Organisation.

Verfügbarkeit: Die Bereitstellung der Funktion "Cross-Tenant Message Recall" beginnt ab Mitte August für die Regionen "Worldwide", "GCC", "GCC High", "DoD" und "Microsoft 365 operated by 21Vianet" und wird bis Mitte September abgeschlossen sein.

Der praktische Nutzen dürfte vor allem in etablierten Geschäftspartnerschaften liegen, etwa bei gemeinsamen Projekten oder im Austausch mit externen Dienstleistern. Microsoft plant, die neue Funktion ab Mitte August schrittweise auszurollen. Die Verfügbarkeit soll bis Mitte September in allen relevanten Microsoft-365-Umgebungen erreicht sein, darunter auch Regierungs- und Spezial-Clouds.

Was haltet ihr von der neuen Funktion - sinnvolle Sicherheitsreserve oder überflüssiges Feature? Schreibt eure Meinung in die Kommentare.


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