Microsoft 365: 6 Gründe für die Nutzung des bezahlten Office-Abos

Die Zeiten, in denen sich Anwender bei der Nutzung kostenloser Al­ter­na­ti­ven zum Microsoft 365 Office-Paket mit wenigen Basisfunktionen zufriedengeben mussten, ist vorbei. Trotzdem gibt es gute Gründe, etwas zu investieren und die kostenpflichtigen Apps zu nutzen. Bei Microsoft sind die Zeiten, in denen man für viel Geld eine neue Office-Version gekauft hat, längst vorbei. Stattdessen bekommt man für einen Tarif, der mit den gängigen Streamingdiensten vergleichbar ist, das recht umfangreiche Microsoft 365-Paket (früher Office 365) geboten, bei dem man neben den bekannten Anwendungen auch noch verschiedene weitere Services bereitgestellt bekommt.

Inhaltsverzeichnis:

Welche Microsoft 365 Abos gibt es?

Bei den Microsoft 365-Abos halten die Redmonder die Optionen einfach: Es gibt für Privatnutzer das normale Single-Abo für einen und die Family-Version für sechs Benutzer.

Weiterhin wird eine Option für kleine Firmen angeboten, bei der man in Zusammenarbeit mit dem Microsoft-Kundendienst unter anderem E-Mail-Konten mit eigener Domain erhält und eine genaue Zahl von Nutzern festlegen kann. Die kostenpflichtigen Abonnements von Microsoft 365 enthalten die Apps für Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access und Co. Und das sowohl für Windows-PCs als auch für Mac sowie mobil für iPad, iPhone (iOS) und Android. Auch der 1-TB-Speicher für OneDrive, stetige Updates und Funktionen für eine erweiterte Sicherheit ist in allen Paketen mit dabei.

Im Business-Paket kommen zusätzlich Dienste und Lizenzen wie Sharepoint, Exchange und Microsoft Teams zum Einsatz.

Tipp: Wer ein paar Euro sparen möchte, bestellt das Abo nicht direkt im Microsoft Store, sondern nutzt die Angebote von Amazon und Co. Hier kann man direkt für ein Jahr vorauszahlen und an bekannten Schnäppchen-Tagen über die Hälfte sparen.

1. Mehr Speicherplatz

Bei der Registrierung für das kostenlose Microsoft-Konto bekommt jeder Nutzer die Möglichkeit, 5 Gigabyte Daten auf den Online-Speicherplatz OneDrive zu übertragen. Das reicht, um die wichtigsten Dokumente, Bilder oder Videos von einem Gerät zum anderen zu schieben. Ein ganzes Terabyte in OneDrive Im Microsoft 365-Abo ist allerdings 1 Terabyte Speicherplatz inklusive - und das pro Nutzer. Beim Familienpaket, das bis zu sechs Personen nutzen können, sind es also bis zu 6 Terabyte. Speicherplatz in dieser Menge kann ganz anders genutzt werden - beispielsweise, um wirklich Daten auf allen genutzten Geräten jederzeit synchron zu halten. Und auch weitergehende Backups dürften in vielen Fällen noch einen Platz finden.

2. Nutzung des Personal Vault

In OneDrive steht mit dem persönlichen Tresor ein geschützter Speicherplatz zur Verfügung. Hier können Anwender besonders sensible Dokumente ablegen und verwalten, wie beispielsweise Scans von Ausweisen, eine Datei mit wichtigen Bankverbindungen, Vertragsunterlagen oder Steuerdokumente.

Der Zugriff ist auch von Geräten, auf denen man dauerhaft angemeldet und ohne weitere Maßnahmen immer mit OneDrive verbunden ist, erst dann möglich, wenn man sich erneut authentifiziert hat. Personal-Vault-Zugang über App und Browser Den Tresor gibt es im Gratis-Account gar nicht. Im Basic-Abonnement, in dem man sich 100 Gigabyte Speicherplatz für OneDrive buchen kann, lassen sich nur drei Dokumente in ihm ablegen. Microsoft 365-Abonnenten haben hingegen keine Einschränkungen.

3. Vorlagen für einheitliche Formatierungen erstellen

Wer häufig Office-Dokumente für seine kleine Firma, einen Verein oder eine Organisation erstellt, bei denen immer das gleiche Layout zum Einsatz kommen soll, ist gut beraten, intern eine entsprechende Vorlage zu erstellen. Das kann die Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen und die Effizienz steigern. Es können vorgefertigte und eigene Vorlage verwendet werden Grundsätzlich kann man auch bei den für eine eher sporadische Nutzung vorgesehenen Online-Fassungen der Microsoft Office-Apps mit Vorlagen arbeiten - hier hat man aber nur auf vorgefertigte Angebote Zugriff. Wer wirklich mit einem individuellen Design arbeiten will, kommt also an den lokal installierbaren Anwendungen aus dem Microsoft 365-Abo nicht vorbei.

4. Produktive Tools in den Anwendungen

Die Vorlagen sind aber nur ein Beispiel dafür, dass man mit dem Abo mehr und mächtigere Features als in den Online-Varianten erhält. Ob es nun darum geht, in Word-Dokumenten etwa Wasserzeichen, dokumentenspezifische Makros, Abschnittswechsel oder eine Bildunterschrift einzufügen - all das geht nur in der App, die mit dem Abo erhältlich ist. Ähnlich sieht es auch bei den Workflows anderer Anwendungen aus. Viele umfangreiche Funktionen gibt es nur in den Offline-Apps

5. Offline-Zugang, lokales Speichern und Cloud

Das Abonnement von Microsoft 365 Business, Single oder Family bedeutet außerdem, dass man Dokumente, an denen man arbeitet, immer in Echtzeit verfügbar hat. Denn sie werden sowohl lokal gespeichert, als auf Wunsch auch in OneDrive und von dort zu anderen Geräten synchronisiert.

Das bedeutet, dass der Anwender sich notfalls auch bei einem Stromausfall und somit fehlender Internetverbindung an sein Notebook setzen und an einem Dokument weiterarbeiten kann. Oder aber man schreibt einen Text am PC und verliert die Zeit etwas aus dem Blick. Nach einem überhasteten Aufbruch ist es kein Problem, in der Bahn einfach das Tablet auszupacken und weiterzumachen.

6. Technischer Support für Microsoft 365 Apps

Microsoft bietet seine Office-Anwendungen weiterhin auch als Einzellizenzen an, bei denen man die Software einmal kauft und dann ohne weitere Gebühren immer nutzen kann. Dieses klassische Modell bringt aber einen ebenso statischen Support mit. Hilfe bekommt man bestenfalls über einen Chat-Service, einen Rückruf kann man nur anfordern, wenn es ein Problem mit der Aktivierung gibt. Im Abo ist hingegen ein umfangreicher Support enthalten. Hier kann man auch mit einem Kundenbetreuer in Kontakt treten, wenn man mit einer Formel oder Formatierung in Excel und PowerPoint nicht weiterkommt oder schlicht nicht versteht, wie man ein Inhaltsverzeichnis in einem Word-Dokument generiert. Über einen geteilten Bildschirm kann man hier sogar Live-Unterstützung beim Problem bekommen.

Die Gründe für Microsoft 365 und die kostenpflichtigen Office-Apps sind oft noch vielfältiger. Erzählt uns gern in den Kommentaren, warum ihr zum Abo gegriffen habt.