Dokument weg & Drucker spinnt:
20 Arbeitstage gehen so verloren

Streikende Technik und eine unzureichende Organisation von Daten führt im Durchschnitt bei jedem Büro-Angestellten in Deutschland zu einem Verlust von satten 20 Arbeitstagen im Jahr. Viele Probleme könnten dabei mit kleinen, aber entscheidenden Maßnahmen aus der Welt geschafft werden. Der größte Zeitfresser ist eine unzureichende Organisation der Daten: Dokumente, die gerade benötigt werden, liegen irgendwo im Firmennetz herum, wo man sie erst einmal finden muss und Bilder sind nicht besonders ordentlich sortiert oder vertaggt. Im Durchschnitt gehen so täglich immerhin 22 Minuten dafür drauf, genau jene Informationen oder Dateien erst einmal zu finden, die gerade benötigt werden. Das geht aus einer aktuellen Untersuchung des Marktforschungsinstituts Censuswide im Auftrag von Sharp Business Systems hervor.

Ein weiteres nicht zu verachtendes Problem ist die Konstruktion von Druckern. 8 Minuten gehen täglich verloren, weil Angestellte etwas ausdrucken wollen und erst einmal warten müssen, bis der Drucker hochgefahren oder aufgewärmt ist statt direkt loszulegen. Unnötige Zeitverluste entstehen aber auch, weil die eingesetzte Technik veraltet ist und neue, bessere Systeme schlicht schneller und teils auch fehlerfreier arbeiten.

Streikende Technik macht schlechte Laune

Aber auch die unzureichenden Fähigkeiten einiger Beschäftigter senken die Produktivität. Hier vergrößert sich das Problem sogar noch, weil letztlich nicht nur ein Mitarbeiter ratlos etwa vor einem Kopierer steht und versucht, eine bestimmte Funktion zu finden - es findet sich meist auch ein Kollege, der seine Arbeit liegen lässt und hilfreich dazukommt. In der Befragung von Büro-Angestellten gaben immerhin 21 Prozent offen zu, schlicht nicht zu wissen, wie die meisten Geräte in ihrem Arbeitsumfeld funktionieren.

Für die Arbeitgeber ist es nicht nur sinnvoll gegenzusteuern, um weniger Produktivitätsrückgänge durch Zeitverluste hinnehmen zu müssen. Die Beschäftigten sind selbst nicht zufrieden, wenn sie mit ihrer Arbeit nicht weiterkommen und die Motivation sinkt zusätzlich noch. In vielen Fällen gibt es bereits Lösungen in Form neuerer Technologie. So sind beispielsweise moderne Suchtechnologien schon über Jahre verfügbar, die Dokumente im Grunde binnen Sekundenbruchteilen auffindbar machen. Allerdings sind sie längst nicht in allen Arbeitsumgebungen zu finden.