IBM-Studie: E-Mails sortieren ist Zeitverschwendung

Anwender, die ihre E-Mail thematisch in Ordner sortieren, verschwenden produktiv nutzbare Zeit. Das geht aus einer Untersuchung von IBM Research hervor. In der Regel - so ihre Erkenntnis - ist es viel effektiver, sich auf die Suchfunktion des ... mehr... E-Mail, mailing, E Mail Bildquelle: ideagirlmedia / Flickr E-Mail, mailing, E Mail E-Mail, mailing, E Mail ideagirlmedia / Flickr

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Der Nobelpreis für Physik geht an .... ;-)
 
@GordonFlash: Warum Physik? Eher Informatik oder BWL würde ich sagen ;)
 
@gigges: Da es ja um "hangeln" geht, ist imo primär der Physik-Nobelpreis heranzuziehen ;-)
 
Komisch.. ich hab meine Mails auch thematisch in Ordnern sortiert und brauche mit der komischen Suchfunktion von Thunderbird WESENTLICH länger... mag vllt auch daran liegen, dass ich nicht jeden Scheiss abspeicher und grundsätzlich den Zeitraum einer Mail noch relativ gut selber schätzen kann
 
@Slurp: Geht mir auch so. Man kann sich sicher auch tot sortieren, aber ich sortiere auch nach einschlägiges und bin damit wesentlich schneller als die Suchfunktion zu benutzen. Das geht mir in vielen Dingen so. Auch der Suchhype in Windows ist bei mir nie angekommen. Wenn es nicht gerade ein Programm ist, welches ich mal eben über die Startsuche ausführe, bin ich wesentlich schneller dabei zu einem Dokument, oder was auch immer, zu navigieren als nach diesem zu suchen, wenn ich weiß, wo es liegt.
 
@Anns: Ich hab eigentlich nur drei wichtige Ordner: Freunde, Rechnungen, Support (also Anmeldeinfos, Supportanfragen, etc)
 
@Slurp: ich hab irgendwie einen mix aus beidem aber wenn ich mal drüber nachdenke, schaue ich kaum in die ordner sondern nutze meist die suchfunktion (gmail). damit finde ich in der regel immer alles sofort. werd die studie als ansporn nehmen mich von meinen ordnern zu trennen. danke ibm!
 
@515277: Am schnellste geht es, wenn man die Suche direkt auf den Ordner anwendet wo die Daten sind und nicht auf den ganzen Posteingang.
Ich kenne Unternehmen die, haben über 100'000 Mails und nur verschiedene Ordner für die Mailadressen. Aber die Suche geht nur mit Looken unter 5 sekunden auch Textinhaltlich.
 
@Slurp: Ich würd mal sagen daran liegt die Suchfunktion... Wenn ich in Outlook nen Namen, Betreff oder Mailinhalt anzeige ist der sofort da!
 
@Slurp: Automatische Sortierung mit Filtern ftw. Reicht meistens vollkommen aus. Also ich werde nicht drauf verzichten wollen. Manche Dinge, wie z.B. Emails von Nichtlustig brauchen nicht im Posteingang zu liegen, ich weiß sowieso, dass es in den Ordner Lustig gehört. Und dann kann ich es mir angucken wenn ich Zeit dafür habe.
 
Wie war das? Der Kleingeist hält Ordnung, das Genie überblickt das Chaos? :) Ich hab noch nie meine Mails sortiert, aber einfach nur, weil ich zu faul bin.
 
@Pesten: faulheit wird meistens belohnt!
 
@Pesten: hab auch nicht sortiert. kann meist einschätzen wann die email kam die ich brauche oder ich hau einfach ein paar wörter in outlook rein und siehe da, die mail die ich suche.
 
@Pesten: Grade IBM mit ihrem Lotus Notes sind eigentlich das beste Beispiel dass man sich nicht auf die Suche verlassen kann. Ich finde über die Suche fast nichts wieder, selbst wenn ich schon ziemlich genau weiss, was in der Mail vorkommt.
 
für was sortieren? Mail-Regeln + ein e-Mail Programm mit VolltextSuche ist doch ausreichend, oder nicht?
 
@AlexKeller: Ich muss aber sagen, für den Laien sind manche Filterregeln noch immer Hexenwerk. Wenn man da noch etwas mehr unterstützend helfen würde oder die Thematik generell mal anspricht, könnten auch mehr diese nutzen.
 
@RobCole: Also in Thunderbird finde ich die sehr einfach. Man hat einen Kasten mit Bedingungen wo man Bedingungen reinmacht und einen Kasten mit dem was wenn die Bedingungen erfüllt sind damit gemacht werden soll. Da muss man schon Analphabet sein um das System nicht zu verstehen.
 
@LaberLu: Dann setze mal jemanden ohne größeren Vorkenntnisse an den Regelfilter und schau dir an, wie es für ein paar Minuten mit try & error versucht wird. Sofern man Kenntnisse darüber hat geht es einfach aber ohne diese sieht es düster aus.
 
Ich sach nur "intelligente Ordner", sortiert automatisch und braucht auch nicht mehr Zeit als die Suchfunktion.
 
Ordner hab ich im Büro auch mal angelegt. Mittlerweile bin ich aber schlichtweg zu faul für die Mails immer einzuordnen. Auch fixe Regeln bringen nicht immer was. Also alles in einen Ordner. Brauch ich was such ich mit der Suchfunktion danach und während die arbeitet kann man bequem noch was anderes nebenher machen. Oder man lässt die Mails nach Absender sortiert anzeigen oder nach Betreff. Ne Kollegin ist da sehr akribisch und braucht für das _richtige_ Einsortieren und suchen ne ganze Menge Zeit. Aber jeder wie er will ;)
 
Durch Mail-Regeln sortiere ich direkt beim Eingang der Mail und alles was davon nicht betroffen ist bleibt halt im Grundverzeichnis. Ich finde eine Unterteilung von Mails zu einem Bestimmten Grade sinnvoll, wenn man z.B. nach Firmen sortiert. Wenn man jedoch sagt ich sortiere nach Firmen, dann nach Mitarbeiter und dann noch nach Thematik, dann kann ich mir das gut vorstellen, dass man lange Zeit benötigt. Auch das Löschen ganzer Strukturen wird durch eine Sortierung schneller, wenn ich z.B. von Firma X alles von 2009 löschen will aber von Firma Y noch alles vorhanden bleiben soll.
 
Rekreation ist keineswegs Zeitverschwendung. Wer glaubt, der Mensch könne einen höheren Wirkungsgrad erzielen, als der effizienteste Elektromotor, der wird dies versuchen, sich überlasten - und daraufhin vollkommen ineffizient - sogar schädlich. Nur zu ;-)
 
"Aber dieses vorausschauende Verhalten ist letztlich nicht effizient und steigert die Erfolgsrate nicht", so das Fazit der Untersuchung." Beweis?
In punkto Effizienz sollte man gerade bei IBM aufpassen - denn es half damals schon mit, die Konzentrationslager "effizienter" zu gestalten.
 
Neue IBM-Studie: "IBM-Studie über E-Mail-Sortierung ist Zeitverschwendung"
 
Was ist das für ne Schwachsinnsstudie? Wer schläft, verplempert auch viel nutzbare produktive Zeit. Etwas zu organisieren ist nun mal ein Teil der Arbeit - ist ja nicht so dass man damit nix produktives schafft für zukünftige Vorgänge. Sind die so eindimensional in ihrer Wahrnehmung? Auch essen ist Zeitverschwendung unter diesen Gesichtspunkten, genauso wie waschen, warten auf den Bus, sich irgendwo anstellen. Ist es nicht eher so, dass wenn man seine Unterlagen, egal ob Papier, Dateien oder eben Daten innerhalb eines Programmes so organisiert, dass man sie eben punktgenau wiederfindet, sich immer dann eine Zeitersparnis ergibt, wenn man auf die Daten zugreift weil man eben nicht suchen oder alles durchguggen muss? Was ist das für ne zweifelhafte Studie. wie weit will man denn die Produktivität noch steigern? reichen nicht die vielen Leute mit Burnout schon aus?
 
@Rikibu: es wäre ja kein Problem, wenn man dadurch später schneller arbeiten könnte. Hier hat man aber das Gegenteil festgestellt
 
@zwutz: Probanten waren aber sicher die dickbäuchigen Angestellten bei IBM ;-)
 
Was hab ich mein Spotlight lieb gewonnen :).
 
@CoF-666: und ich meine Windows suche..
 
@Ludacris: Du gibst mir aber wenigstens eine Antwort, wenn Du schon Minus klickst ;). Der Rest der Windows-Fanboys klickert halt einfach drauf los, wie in 99% der Fälle hier.
 
@CoF-666: ich hab zwar nicht aufs minus geklickt sondern eigentlich aufs plus aber egal
 
@Ludacris: In der Tat egal, aber die Minus-Klicker könnten dennoch auch mal schreiben, warum sie denn Minus klickern. Nur weil ich Spotlight mag und mit diesem meine Mails durchsuchen kann? Wie Du schon erwähntest, egal.
 
Kann ich bestätigen. Ich sortiere auch generell nie was, weder E-Mails noch Dokumente. Die Suche ist einfach schneller.
 
@angel29.01: Ich sortiere auch nie was, leider gibts in meiner Wohnung keine Suchfunktion :-/
 
@dodnet: Dabei wär's doch praktisch, so eine Suchfunktion für die Bude: http://is.gd/K5yNFy
 
ahm, warum sollte jetzt das Sortieren von Mails die Suchfunktion ausschließen? Das ist ist nonsense. Es macht eben keinen Sinn tausende von Mails in einem Ordner aufzubewahren. Das ist der Grund für ein sortieren oder kategorisieren. Die Suchfunktion benutze ich doch trozdem.
 
Hängt ja auch immer davon ab, wie gut die Suchfunktion des Mailprogramms und vor allem die Darstellung der Zusammenhänge ist. Ich nutze die Suchfunktion immer, aber an und zu sortiere ich trotzdem weg. Die Suche funktioniert dann ja immer noch! Ich werfe ja auch nicht alle Dateien nur in einen Ordner, obwohl ich die auch über die Suche finden kann.
 
Also ich habe intelligente Postfächer/Ordner, in denen die Mails sofort nach dem Empfang automatisch kategorisiert und verschoben werden. (z.B.: Facebook, Rechnungen, Foren, Amazon, ebay, iTunes-Rechnungen, Werbung, Newsletter, bestimmte Verfasser usw.)

Um eine E-Mail zu finden, nutze ich aber die Suche von meinem Mail-Progamm. Die Ordner sind dafür da, um die Mails nach Empfang zu selektieren und die Übersicht zu wahren.
 
Das schnell suchen macht nur sinn wenn man weis wonach man suchen muss. Da hab ich lieber meine Kategorien. Aber laut IBM ist der PC ja auch tot. Also von daher muss es wohl stimmen.
 
Ich habe unterhalb der InBox eine ganze Menge an Unterordnern. Manche davon werden automatisiert durch Regeln befüllt, in andere wird von Hand einsortiert (insbesondere in diejenigen, für die es noch keine Regel gibt - auch das Regelwerk will aktuell gehalten werden). Es mag durchaus sein, daß die Suchwerkzeuge der E-Mail-Programme Mails relativ flott finden, doch eines geht damit nicht: Ich schaue oft in die von mir angelegten (Unter-)-Ordner, um mir einfach und schnell einen Überblick zu verschaffen, welchen Mailverkehr ich mit diesem Konatkt schon hatte, oder auch, welche Kontakte am meisten in Gebrauch sind, und noch einiges andere mehr. Ich kann, will und werde auf diese Ordnerstruktur nicht verzichten, ob die Suche nun bei einer einzelnen Mail etwas schneller ist oder nicht.
 
Geheimtipp: E-Mails in /dev/null ablegen!
 
@Feuerpferd: hm da passiert nichts... was mach ich jetzt?
 
@Ludacris: Das Sortieren einsparen. :-)
 
@Feuerpferd: Ich hab aber immer noch alles ungeordnet da :(
 
@Ludacris: Was Du wieder dem Pferd erzählen willst, unglaublich! :-) http://de.wikipedia.org/wiki//dev/null
 
@Feuerpferd: wenn ich unter meinem OS auf /dev/null geh passiert aber nichts ;) - genau so wie wenn ich was da rein schieb
 
suchfunktion aber nicht wenn leute keine sinnvollen subject zeilen haben und ich immer fuer alle mails volltextindizierung fahren muss. und wenn leute dann noch nichtmal rechtschreiben koennen oder sonderzeichen und umlaute in wichtigen worten vorkommen kann mans gleich vergessen da was zu finden mit ner sufu.

seufz.
 
Also bei uns gehen am Tag gut 200 Mails ein die wir sortieren müssen, aber um sie wieder zu finden braucht man doch nur den Button "search in subfolders" zu betätigen...
 
Ich hab im Büro eine Regel eingerichtet, nach der jede eingehende Mail ausgedruckt und dann gelöscht wird. Die Ausdrucke sortiere ich dann fein säuberlich in Leitz-Ordner, denn dann kann ich meiner altertümlichen Arbeitsweise fröhnen und alles in echten Ordnern nachschlagen.
 
@DennisMoore: Ich hätte da noch einen Verbesserungsvorschlag:
Die Ausdrucke mit Posteingangsstempel versehen, kopieren, das Original mit einem "Original"-Stempel und die Kopie mit einem "Kopie"-Stempel versehen! Oh, und vergiss auf garkeinen Fall vor dem Abheften an jedem Blatt diese Kunststoff-Ringe draufzukleben, damit die Löcher nicht einreißen!
 
@DennisMoore: Papier ist alle - hast du schon wieder 200 SPAM-Mails ausgedruckt? ;D
 
@DennisMoore: Ausdrucken? Was ist denn das für ein moderner Blödsinn? Bei uns sitzt der Praktikant mit der Schreibmaschine daneben und tippt die Mails alle ab ;-)
 
@jigsaw: Hey, das hier ist die IT. Wir haben schon Drucker *king*
 
@jigsaw: Bei uns ähnlich wir sind aber ein klein wenig moderner, wir schicken sie weiter nach Indien und lassen die dort abtippen. Outsourcing ist das Stichwort.
 
So ein Blödsinn! Erledigte E-Mails in den richtigen Ordner verschieben, Müll löschen. Alles andere ist Chaos!
 
@coolbobby: warum sollte ich etwas aufheben das erledigt ist? das ist nur ein beispiel dafür das nicht alles für alle gleich ist. ich denke das thema ist durchaus eine diskussion wert und sollte nicht so pauschal beantwortet werden nur weil du eine lösung gefunden hast die in deiner welt passt...
 
@Matico: Warum aufheben, weil es als Firma nicht anders funktionieren würde wenn es mal zu Reklamationen oder sonstiges kommt. Solange ein Projekt läuft (oft über Jahre) kann man keinen Schriftverkehr löschen, nach Ablauf der Gewährleistung dazu noch die Aufbewahrungspflicht (bei uns 7 Jahre) bleibt es dann jedem selbst überlassen was er damit macht.
 
@Matico: bei privaten emails muss es jeder selbst entscheiden, bei halb privaten ist aufheben immer sinnvoll, und zwar für immer, bei geschäftlichen sowieso. warum soll man was aufheben? weil man in zukunft mit ähnlichem konfrontiert wird oder nur mal als beispiel: ein kunde lässt bei dir achsen für 20 anhänger spezifisch umbauen, nach 20 jahren sind die hinüber und der kunde will, weil er deine qualität schätzt bei dir die gleichen oder zumindest ähnliche wieder kaufen. du hast die unterlagen, weil es damals noch keinen pc gab in schriftform ins archiv getan aber nach 15 jahren dachte ein kollege es wäre nicht mehr notwendig das aufzubewahren und schon waren alle bauzeichnungen und schriftverkehre weggeworfen. was macht der kunde, er geht zu nem achsenhersteller direkt und lässt sich dort einfach neu beraten und das geschäft was für dich vll einen erheblichen ertrag hätte bringen können kommt nicht zustande. egal ob email, briefe, faxe.. egal welches dokument das irgendwie infos beinhaltet kann für dich nochmal wieder wichtig werden. du hast mit der edv eine möglichkeit erledigtes, ohne angst haben zu müssen, dass dein archiv aus allen näten platzt, quasi unbegrenzt aufzuheben und den datenbestand auf einfachste weise zu durchsuchen falls du was mal wieder brauchst. das ist eigentlich einer der größten vorteile des pc gegenüber pen oder schreibmaschine und paper überhaupt...
 
nur blöd, dass die (exchange-)server beim laden übervoller ordner oft in die knie gehen....da is es gescheiter rumzusortieren
 
Und das sagt ausgerechnet die IBM, die sowas wie Lotus Notes verbrochen haben. Allein die Suchfunktion ist eine Frechheit. IBM ist in der Firma unser Provider. Wenn bei IBM irgendwas nur halb so effektiv wäre, wie es diese Studie vorgaukeln möchte, könnten wir hier wieder so richtig arbeiten. Ohne Tickets, Incidents, Global Helpdesk usw... Effizienz ist so ziemlich das letzte was ich mit IBM in Verbindung bringen würde. Das musste jetzt mal gesagt werden. :)
 
ich habe ebenfalls nur einen posteingang, in dem die mails von den letzten 4 jahren drin sind immer ... ich habe bisher immer schnell alles gefunden was ich gesucht habe. suchfunktion sei dank !
 
Dazu müsste die Outlook Suchfunktion auch funktionieren! Diese klappt nur in wenigen Fällen. Meist werden Nachrichten nicht gefunden, obwohl sie da sind. Dies fiel mir auf mehreren Computern auf. Reparatur der DB brachte auch nix. Nur ein besonderes Such-Addon brachte Abhilfe.
 
... IBM kann noch so viel erzählen - ich werde auch in Zukunft meine eigene Ordner-Struktur nutzen ... ;-))
 
Bei mir landet alles in einem Becken, Spam landet in einer bestimmten E-Mail.
Keiner hat so eine Spam-Filterung wie IBM!!! Die brauchen bestimmt bei IBM nichts zu sortieren, das erledigen Filter und andere Mitarbeiter für die, die den Scheiss von Kernaussage in dieser News von sich gelassen haben
 
Sehe ich das richtig, dass IBM hiermit GMAIL empfiehlt?

[...]dass sie statt Ordnern lieber automatisierte Filter und die Suchfunktion einsetzen sollten. Als gewinnbringenden Faktor bezeichneten die Forscher auch Funktionen wie die Möglichkeit, E-Mails mit farbigen Labels zu versehen und einzelne Konversationen in einem Gesprächsfaden zusammenzufassen.
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